📚 Документация продукта

Документация InventoryMod

Понятное и полное руководство по всему, что есть внутри InventoryMod — бесплатного приложения для складского учёта и управления запасами. Узнайте, как вести каталог товаров, проводить движения запасов, резервировать позиции под заказы, приходовать закупки, сверять фактические остатки и выгружать данные. Почти все функции ниже работают одинаково в веб-версии, расширении Chrome и приложении Android (исключение — работа в команде и API: они есть только в веб-версии), потому что все три версии используют один и тот же движок и структуру базы данных.

1. Начало работы

InventoryMod не требует регистрации, банковской карты и настройки сервера. Выберите подходящую платформу:

Левое меню (или нижняя панель навигации на телефоне) группирует все разделы в четыре области: Справочники (товары, клиенты, поставщики), Операции (склад, заказы, закупки, резервы), Контроль (движения, сверка, отчёты) и Система (импорт/экспорт, настройки). Типичный первый запуск выглядит так:

1. Создайте склад (или используйте склад по умолчанию).
2. Добавьте товары вручную или импортируйте каталог из Excel/CSV.
3. Проведите приход, чтобы задать начальные остатки, — или импортируйте остатки.
4. Начните учёт: создавайте заказы, приходуйте закупки и следите за дашбордом.

2. Дашборд и аналитика

Дашборд — это ваш главный экран. Он показывает состояние запасов с первого взгляда, чтобы вы сразу видели, что требует внимания сегодня.

• Итоги склада и физический остаток — общее количество единиц по всем складам.
• Приход / Расход — объём поступлений и списаний за последнее время.
• Предупреждения — позиции, которых нет в наличии или которые ниже минимума. Когда всё в порядке, вы увидите статус «Всё в порядке»; иначе карточка «Требуется проверка запасов» ведёт прямо на страницу «Склад».
• Последние движения и резервы — свежая активность со ссылкой «Смотреть все».

Блок Аналитика запасов даёт визуальное понимание распределения запасов: всего единиц на складе, общая стоимость запасов, количество категорий, активные склады, а также диаграммы Остатки по категориям и Стоимость по складам.

3. Товары и каталог

Страница «Товары» — это основной каталог всего, что вы продаёте или храните. Каждый товар поддерживает богатый набор полей:

Что можно делать на странице «Товары»:

• Поиск и фильтрация по SKU или названию, по категории, по производителю, по статусу (активные / архивные) и по остатку (в наличии / низкий / нет).
• Добавить, изменить или дублировать товар — дублирование удобно для создания вариантов.
• История цен — каждое изменение цены записывается с датой, чтобы видеть, как менялась цена товара.
• Массовые действия — выберите несколько товаров, чтобы массово архивировать, восстановить или обновить их категорию/производителя.
• Экспорт выбранных товаров или всего каталога в CSV или XLSX.
• Архивация или удаление — архивация скрывает товар, сохраняя всю его историю (рекомендуется). Безвозвратное удаление предлагается только когда это безопасно, и явно предупреждает, если вместе с товаром будут удалены связанные остатки, движения или заказы.

4. Товары с вариантами

Когда один товар выпускается в нескольких исполнениях — размерах, цветах, материалах, — заведите модель с вариантами. Модель описывает общие свойства (название, категорию, цену по умолчанию), а каждый вариант — это обычный складской товар со своим артикулом, штрихкодом, ценой и остатком.

Как создать варианты

1. Создайте товар и выберите тип «Модель с вариантами».
2. На вкладке «Варианты» добавьте оси — например, «Цвет» и «Размер» — и их значения. Значения можно вводить через запятую: S, M, L, XL.
3. Нажмите «Создать варианты» — приложение создаст товары для всех недостающих сочетаний. Артикулы формируются автоматически, их можно изменить.
4. Задайте у вариантов свои цены, закупочные цены и штрихкоды прямо в таблице или в карточке варианта.

Название варианта строится из названия модели и значений осей («Футболка базовая — Белый / M»). Если переименовать модель, названия вариантов обновятся сами; вручную заданное название варианта сохраняется. Существующий товар можно привязать к модели как вариант, а вариант — отвязать и сделать обычным товаром.

Остатки, заказы и отчёты

• Приход, расход, перемещение, резерв и инвентаризация выполняются по вариантам — у самой модели остатка нет.
• В заказ добавляется конкретный вариант; при выборе модели приложение предложит выбрать вариант.
• В отчётах продажи и ABC-анализ можно смотреть по вариантам или суммарно по моделям.
• Архивация модели архивирует и все её варианты.

5. Комплекты и производство

InventoryMod ведёт учёт товаров, которые состоят из других товаров. У каждого товара есть тип:

Состав изделия

На вкладке «Состав» добавьте компоненты и количество каждого на одно изделие (поддерживаются дробные количества — например, 0,25 кг). Приложение сразу покажет себестоимость изделия по текущим закупочным ценам компонентов (плюс стоимость работ, если она задана) и сколько изделий можно собрать из остатков на выбранном складе — и какой компонент ограничивает сборку. Компонент можно найти по названию, артикулу или отсканировать штрихкод.

Сборка и разборка

• Сборка списывает компоненты и приходует изделие на тот же склад одной операцией. Себестоимость собранных изделий считается по компонентам; при желании её можно записать как закупочную цену изделия.
• Разборка — обратная операция: изделие списывается, компоненты возвращаются на склад.
• Если компонентов не хватает, приложение покажет, чего и сколько недостаёт.
• Сборку и разборку можно отменить целиком в журнале движений.
• Кнопка сборки есть на странице «Склад», в строке изделия и в его карточке.

Комплекты в заказах

Виртуальный комплект добавляется в заказ как обычный товар. При резервировании заказа резервируются компоненты комплекта, при отгрузке — списываются. Состав фиксируется в заказе на момент его создания: если потом изменить состав комплекта, уже созданные заказы отгрузятся по прежнему составу. В отчётах себестоимость продажи комплекта считается по его компонентам.

6. Категории и производители

Организуйте каталог с помощью двух справочников:

• Категории — поддерживают неограниченную вложенность. У категории может быть родитель, что позволяет построить дерево (например, Электроника → Телефоны → Аксессуары). Можно добавлять подкатегории и разворачивать/сворачивать всё дерево.
• Производители / бренды — простой справочник, который вы присваиваете товарам для фильтрации и отчётности.

Оба справочника доступны прямо со страницы «Товары», и оба можно импортировать.

7. Склады

Управляйте любым количеством мест хранения — физическими складами, магазинами, автомобилями или виртуальными локациями. У каждого склада есть название, код, адрес, необязательный лимит вместимости и контактная информация. Один склад отмечается как склад по умолчанию.

Есть два типа склада:

Задайте вместимость, чтобы отслеживать заполненность склада; страница «Склад» показывает загрузку и предупреждения о «критической загрузке».

Склад, на котором уже были операции, нельзя удалить — его можно отправить в архив: он пропадёт из выбора, а история движений сохранит его название. Склад с остатком, активными резервами или открытыми заказами не удаляется и не архивируется, пока товар не перемещён или не отгружен. Тип склада тоже меняется только у пустого склада.

8. Управление запасами

Страница «Склад» показывает актуальный остаток по каждому товару на каждом складе, разделённый на физический остаток (то, что лежит на полке) и доступно (физический минус то, что зарезервировано под заказы). Фильтруйте по складу или по состоянию (в наличии, низкий остаток, нет в наличии) и ищите по SKU или названию.

Отсюда вы проводите основные складские операции — по одной или массово (можно даже вставить строки из Excel: SKU, кол-во, склад, комментарий):

Выделите несколько строк, чтобы выполнить массовые действия: скорректировать выбранное, зарезервировать выбранное или обнулить количество. Также прямо из панели можно экспортировать текущий вид склада и открыть настройки склада. Разрешён ли отрицательный остаток — определяется политикой в «Настройках» (см. ниже).

9. Движения запасов

Каждое изменение остатка записывается в неизменяемый журнал «Движения» — ваш полный аудиторский след. Каждая строка фиксирует товар, склад, изменение количества (дельта), итоговый остаток (после), документ, к которому относится операция, дату и время и тип движения:

Приход · Расход · Корректировка · Перемещение (вход) · Перемещение (выход) · Резерв · Снятие резерва · Продажа из резерва · Возврат · Списание

Ищите по SKU, товару или документу и фильтруйте по типу. Ошиблись? Движение можно отменить в течение 15 минут — при этом создаётся обратная запись, так что история остаётся точной. Перемещение, сборка и разборка отменяются целиком — обе стороны операции сразу; у строк перемещения виден второй склад («→ Розничный магазин»). Движения заказов и закупок отменяются через сам документ.

10. Резервы

Резервы позволяют отложить запас под клиента до отгрузки, чтобы одни и те же единицы не были обещаны дважды. Зарезервированное количество уменьшает показатель «Доступно» товара, не меняя его физический остаток.

Страница «Резервы» показывает каждую бронь с её статусом — активна, снята, списана или истекла — и необязательной датой окончания. Для активного резерва вы можете:

• Снять — вернуть единицы в доступный остаток (например, клиент отменил заказ).
• Списать — вычесть единицы из физического остатка (товар действительно ушёл).
• Резервы заказов связаны с заказом: если снять такой резерв здесь, заказ пересчитает свой статус; списывается резерв заказа только отгрузкой заказа.

Можно ли резервировать больше, чем физически на складе, определяется политикой «Разрешить сверхрезервирование» в «Настройках».

11. Заказы клиентов

Заказы фиксируют, что покупают ваши клиенты, и контролируемо списывают запас со складов. Создайте заказ с номером, необязательным клиентом, произвольным источником (Shopify, Телефон, B2B…) и одной или несколькими строками — у каждой есть товар, склад и количество.

По мере составления заказа InventoryMod показывает актуальную доступность по каждой строке, предупреждает о нехватке и показывает, где товар есть в наличии. Затем заказ проходит понятные статусы:

Черновик → Частично зарезервирован → Зарезервирован → Частично отгружен → Отгружен  (или Отменён)

• Зарезервируйте запас под заказ, чтобы гарантировать наличие.
• Отгрузите, чтобы превратить резерв в фактический расход (движение «Продажа из резерва»).
• Отмените, чтобы аннулировать заказ — все активные резервы автоматически снимаются.

Фильтруйте заказы по статусу или ищите по номеру.

Заказ можно изменить после создания, пока он не отгружен: добавить и удалить строки, поменять количество, цену и клиента. Лишний резерв при уменьшении количества снимается автоматически. В строку заказа можно добавить виртуальный комплект — его компоненты резервируются и списываются сами. Если тот же заказ одновременно правит коллега, приложение не даст молча затереть его изменения и попросит открыть заказ заново.

Продажа в магазине: отдельный экран

Обычный заказ проходит через резерв и отгрузку. Для покупателя у прилавка это лишние шаги, поэтому есть отдельный экран «Продажа»: он оптимизирован под сканер и работу в одно действие. Остаток списывается сразу, а продажа сохраняется как заказ с источником POS и попадает в отчёты.

На нём также есть скидки и надбавки в процентах, кнопки частых товаров, отложенные чеки, способ оплаты, товарный чек, итоги дня, возвраты, смены и сверка наличных. Как всем этим пользоваться, читайте в инструкции «Товарный учёт в магазине».

12. Клиенты

Справочник людей и компаний, которым вы продаёте. У каждого клиента хранятся название, код, контактное лицо, email, телефон, адрес и комментарии, и его можно связать с заказами. Клиентов можно архивировать, когда они больше не активны.

13. Поставщики

Аналогичный справочник для поставщиков, у которых вы закупаетесь, — название, код, контакт, email, телефон, адрес и комментарии. Поставщики привязываются к закупкам, поэтому вы всегда знаете, откуда пришёл товар.

14. Закупки и приёмка

Заказы поставщикам (закупки) управляют пополнением запасов от поставщиков. Создайте закупку с номером, необязательным поставщиком, ожидаемой датой и строками — у каждой есть товар, количество и необязательная закупочная цена и валюта.

Закупка проходит собственный жизненный цикл:

Черновик → Заказано → Частично получено → Получено  (или Отменено)

Когда товар приходит, используйте «Принять»: выберите склад-получатель и введите полученное количество по каждой строке (можно принимать частично, а колонка «Осталось» отслеживает недополученное). Приёмка автоматически создаёт соответствующие движения «Приход» — без двойного ввода. Общий прогресс приёмки показывается на странице «Отчёты».

Закупку можно изменить, пока она не принята полностью: поменять поставщика, ожидаемую дату, цены, добавить строки. Количество в строке нельзя сделать меньше уже принятого.

15. Валюты

Работайте в нескольких валютах. Задайте для каждой валюты название и курс относительно валюты по умолчанию (у валюты по умолчанию курс всегда 1). Цены и закупочные затраты можно хранить в любой заданной валюте, а расчёты стоимости на дашборде и в отчётах используют эти курсы для приведения всего к базовой валюте.

16. Инвентаризация (сверка остатков)

Инвентаризация сравнивает фактический пересчёт с остатками в системе. Загрузите файл CSV или Excel с колонками «Артикул» (SKU) и «Количество» — названия колонок можно писать по-русски или по-английски. Колонка «Склад» необязательна: склад можно выбрать на странице.

• Если товар посчитан в двух местах (две строки файла) — количества складываются.
• Количество можно писать с запятой («12,5»); пустая ячейка, текст или отрицательное число — ошибка строки, а не обнуление остатка.
• Полная инвентаризация склада: товары склада, которых нет в файле, считаются как 0 и показываются отдельной строкой до применения.
• Отметка «меньше резерва» предупреждает, если подсчитано меньше, чем зарезервировано под заказы.
• Кнопка «Применить» проводит все расхождения одной корректировкой с номером инвентаризации. Если остаток товара изменился уже после загрузки файла (например, прошла продажа), эта строка не применяется — приложение попросит сверить заново.
• Результат сверки можно выгрузить в CSV.

17. Отчёты

Отчёты превращают историю движений в деньги. На основе записанных закупочных затрат и цен продажи страница «Отчёты» показывает:

• Отчёт по себестоимости — себестоимость запасов, стоимость продажи и оценочную маржу по средней или последней закупочной цене. Позиции без записанной закупочной цены выводятся отдельно, чтобы вы могли заполнить пробелы.
• Сводка по закупкам — обзор закупок и прогресс их приёмки.

Отчёты разделены на вкладки «Склад» (стоимость запасов, низкий остаток, залежавшийся товар, возраст запасов, оборачиваемость, ABC-анализ), «Продажи» (выручка, маржа, топ товаров, клиенты и источники, сравнение с прошлым периодом), «Закупки» (расходы по поставщикам по дате приёмки, открытые закупки) и «Движения» (приход и расход по дням, списания). Отчёт можно построить по одному складу. Суммы в разных валютах пересчитываются в основную валюту, а «сутки» считаются в часовом поясе, заданном в настройках.

18. Импорт / Экспорт

Почти любую сущность можно импортировать и экспортировать — товары, категории, производителей, валюты, клиентов, поставщиков, склады и остатки. Экспортируйте любую из них в CSV или Excel (XLSX) в любой момент.

Пошаговый мастер импорта справляется с реальными «грязными» файлами:

• Три источника ввода — загрузка файла, вставка таблицы (прямо из Excel) или загрузка по URL. Кодировка и разделитель определяются автоматически, доступны шаблоны для скачивания.
• Умное сопоставление колонок — колонки автоматически сопоставляются с полями, а для регулярных фидов можно сохранять профили сопоставления.
• Режимы импорта — только создавать, только обновлять или создавать и обновлять, сопоставляя записи по SKU (или другому ключу). Отсутствующие категории, бренды и валюты могут создаваться автоматически по имени.
• Импорт остатков — выберите операцию (приход, расход или снимок) и склад-получатель. Для складов поставщика операция фиксируется на «Снимок» для чистой синхронизации фида.
• Проверка (dry-run) и валидация — предпросмотр проверяет ссылки, считает готовые / с ошибками / дублирующиеся строки и позволяет скачать пропущенные строки, чтобы ничего не потерялось незаметно.
• Отмена — импорт можно отменить, удалив созданные им записи, а полный журнал фиксирует каждый батч.

19. Настройки и резервные копии

«Настройки» — это место, где вы настраиваете поведение InventoryMod и защищаете свои данные.

• Системные политики — разрешить отрицательный остаток (проводить расход, когда остаток уходит ниже нуля) и разрешить сверхрезервирование (резервировать больше, чем физически на складе).
• Интерфейс и форматы — язык, десятичный разделитель, разделитель разрядов, формат даты и 12/24-часовой формат времени.
• Пользовательские поля товаров — задайте дополнительные поля (текст, число или дата), которые появятся у каждого товара, например «Цвет» или «Срок годности».
• Нижняя навигация (мобильная) — выберите, какие разделы получат кнопки быстрого доступа на телефонах.
• Дополнительные функции — включение и выключение комплектов и производства и товаров с вариантами (по умолчанию включены).
• Часовой пояс — по нему отчёты и фильтры дат определяют границы суток.
• Резервное копирование и восстановление — выгрузите всю базу данных в один файл и позже восстановите его, заменив текущие данные. Перед восстановлением приложение проверяет, что это действительно файл резервной копии, и сохраняет точку восстановления текущих данных. Копию можно хранить и в своём Google Drive.
• Точки восстановления — полные снимки базы данных. Одна создаётся автоматически перед каждым импортом, и вы можете создавать их вручную; восстановление откатывает всё к этому моменту.
• Обслуживание — очистка «осиротевших» строк остатков и проверка остатков: сверка остатков с журналом движений и резервами с возможностью исправить расхождения.
• Опасная зона — безвозвратно удалить все данные и начать с нуля (настройки сохраняются). Это необратимо, поэтому сначала выгрузите резервную копию.

20. Работа в команде и роли

Владелец учёта приглашает сотрудников в разделе «Настройки» → «Пользователи»: укажите e-mail, роль и, при необходимости, склады и скрытие закупочных цен. Приглашение приходит письмом; ссылку можно также скопировать и передать самому. Пока приглашение не принято, его можно отправить ещё раз или отозвать.

Встроенные роли

Свои роли

Если встроенной роли не хватает, создайте свою — пустую или на основе встроенной — и отметьте нужные права: создание и удаление товаров, справочники, склады, приход, расход, корректировка, перемещение, резервы, сборка, отмена движений, заказы, закупки, импорт, отчёты, настройки. Изменения роли действуют для всех её сотрудников сразу. Роль, назначенную сотрудникам, удалить нельзя — сначала смените им роль.

Ограничения доступа

• Склады — сотрудник видит и меняет только выбранные склады: остатки, движения, заказы и отчёты по ним.
• Скрывать закупочные цены — себестоимость, закупочные цены и маржа не показываются и не меняются (у кладовщика — всегда).
• Интерфейс показывает только доступные действия; сервер проверяет права на каждую операцию.
• После смены пароля все прежние входы завершаются — удобно, если доступ нужно срочно закрыть.

Несколько учётов

Один пользователь может вести несколько учётов (например, разные магазины) и быть сотрудником в чужих. Учёт выбирается в верхнем меню, последний выбранный открывается автоматически. Свои учёты можно переименовать и удалить, из чужого — выйти. Для интеграций в веб-версии есть API-ключи с правами чтения или записи; ключ действует с правами своего пользователя.

21. Частые вопросы